Ved første bekjennelse med virksomheten korrespondanse kan få inntrykk av at dette er for komplisert et system. Faktisk samsvarer ulike typer forretningsbrev organisk med behovene til et individ i samhandling.
Forretningsbrev på samarbeid
Den første broen mellom mulige fremtidige partnere er som regel et forretningsbrev om samarbeid. Representanter for de to firmaene kan allerede bli kjent og gjennomføre forhandlinger, men den offisielle kontakten vil bli brev om samarbeid.
Viktige poeng for dette dokumentet:
- appellere til en bestemt person
- en referanse til møtet eller kilden til informasjon om dette firmaet;
- en oppsummering av substansen av saken;
- Tabeller, priser og annen tilleggsinformasjon er bedre å sende inn søknaden.
Forretningsbrev av møtet
Hvis det lykkes, vil neste trinn være et forretningsbrev av møtet. Denne typen forretningsbrev kan redusere antall mellomstadier av forhandlinger og påvirke suksessen til det kommende møtet. Den interesserte parten bør tenke over detaljene til minste detalj:
- forskrifter,
- agenda;
- formulere problemer for diskusjon
- skissere rekkevidden av sekundære problemer som kan oppstå i prosessen;
- Forbered informasjonsprogrammer, som det er tilrådelig for den andre siden å lese før møtet.
Et slikt forsiktig forretningsbrev vil bidra til å unngå misforståelser, uoverensstemmelser, andre ubehagelige øyeblikk som kan påvirke utfallet av forhandlinger. Basert på forhandlingsresultatene er det skrevet et annet forretningsbrev om møtet - men allerede i form av en rapport om de oppnådde resultatene. Det tjener samme formål: å sørge for at partnerne korrekt tolker avtalene som er nådd. Den andre parten inviteres til å bekrefte protokollet fra møtet eller å gjøre endringer som regel for en dag.
Andre typer virksomhet korrespondanse
Med allerede etablerte relasjoner, oftest disse typer forretningsbrev, for eksempel en forretnings brevforespørsel og følgelig et brevrespons. Med eventuelle endringer i arrangementer eller når ytterligere informasjon er nødvendig, sender et firma et annet forespørselsbrev.
For å opprettholde eksisterende forretningsforhold eller etablere nye, er slike typer forretningsbrev som forretningsbrev og invitasjonsbrev tilgjengelig. Firmaet kan organisere en konferanse, utstilling, seminar og så videre - og invitere ekte og potensielle partnere, i ledelsen eller hele teamet. Det vil være billigere å sende ut et salgsbrev, men avkastningen fra det er mye lavere.
Forretnings etikett innebærer et takknemålsbrev som svar på oppfyllelsen av anmodningen fra motparten eller for annet samarbeid.
Noen typer virksomhetskorrespondanse kan være vanskeligere å skrive. Disse er:
- forretningsbevis av nektelse;
- forretningsbrev med unnskyldninger;
- Business Letter-Claim;
- forretnings brev forespørsel.
I disse dokumentene er det spesielt viktig å opprettholde en velvillig og respektfull tone. Når det gjelder anmodningsbrevet, så er det i henhold til forretningsetikkens regler bruksformuleringen brukt selv i de tilfellene da i livet ville det være en etterspørsel.
Hva skal jeg se etter i virksomheten korrespondanse:
- Et viktig øyeblikk for enhver forretningsbrev er en appell til en bestemt person, med riktig stavemåte av fullt navn, stilling, firmanavn;
- uavhengig av om du skriver et elektronisk forretningsbrev eller en papir - det skal være på firmaets brevhode med alle nødvendige krav;
- etikk, korrekthet og respekt - den eneste akseptable tonen for forretningsbrev.
- Brevet skal opprettholde i en tørr, forretningsmessig stil - det er bedre å unngå følelsesmessige svinger fra vanlig tale.
Et forretningsbrev, skrevet med disse nyansene i tankene, vil gi et bedre inntrykk av avsenderen. Og i næringslivet vil dette bidra til å åpne de riktige dørene.